Make or Buy in der Agenten-Ära. Ein Modell.

Essay #002 · 2026 · Lesezeit 6 min · Feld: Make/Buy · Markt: Mittelstand/Handwerk

Vor zehn Jahren ließ sich Make or Buy meist gut rechnen. Es gab eine Tabelle. Links die Kosten für die Eigenentwicklung: Gehälter, Infrastruktur, Wartung. Rechts die Kosten für den Einkauf: Lizenz, Anpassung, Abhängigkeit. Eine Seite hatte am Ende die bessere Zahl. Man unterschrieb.

Bei KI-Agenten funktioniert diese Tabelle nicht mehr. Nicht, weil die Zahlen schwieriger geworden wären: Die Spalten selbst stimmen nicht mehr. Eine „Lizenz” ist heute ein Abo für einen Dienst, dessen Technik sich monatlich ändert. „Eigenentwicklung” heißt heute meist: vorhandene Bausteine verbinden. Und „Wartung” heißt: ständig nachjustieren.

Dieser Essay schlägt ein einfaches Raster vor, mit dem Sie die Entscheidung sortieren können. Es ist kein fertiges Framework, sondern drei Fragen. Sie haben sich in meinen eigenen Entscheidungen bei arocom und in Kundenprojekten bewährt.

Drei Fragen statt einer Kostenrechnung

Die klassische Make-or-Buy-Frage kannte zwei Größen: Kosten und Kontrolle. Eigenbau war teuer und kontrolliert, Einkauf günstig und abhängig. Für Agenten-Systeme reicht das nicht. Ich stelle drei Fragen.

Erste Frage: Wie nah ist das System am Kerngeschäft? Ein Agent, der interne Rechnungen verarbeitet, ist weit weg vom Kunden. Ein Agent, der Kundengespräche führt, steht mittendrin. Je näher am Kunden, desto eher sollten Sie selbst bauen. Der Grund ist nicht, dass Eigenbau besser wäre, sondern dass Sie dort schnell anpassen müssen. Das wiegt schwerer als der Preis.

Zweite Frage: Wie wichtig sind Ihre eigenen Daten? Arbeitet das System mit öffentlich verfügbaren Daten, etwa für Recherche, Zusammenfassungen oder Übersetzungen? Dann ist Einkauf günstiger und besser. Arbeitet es mit internen, oft sensiblen Daten wie Kundenhistorie, Kalkulationen oder Prozesswissen, wird die Frage strategisch. Wer solche Daten in ein fremdes System gibt, gibt mehr aus der Hand, als auf der Lizenzrechnung steht.

Dritte Frage: Wie schnell ändert sich die Aufgabe? Ein Compliance-Check für Kreditverträge ändert sich langsam. Ein Marketing-Assistent ändert sich monatlich. Aufgaben, die sich schnell ändern, brauchen ein System, das Sie schnell umbauen können. Das muss kein Eigenbau sein. Aber es ist selten die große Enterprise-Lösung.

Aus den drei Fragen ergeben sich acht Kombinationen. Die meisten sind eindeutig. Weit weg vom Kerngeschäft, keine sensiblen Daten, stabile Aufgabe: kaufen. Das ist der Kalender-Assistent. Nah am Kerngeschäft, sensible Daten, schnelle Änderungen: selbst bauen. Das ist der Vertriebsagent für ein Nischengeschäft. Spannend sind die Mischfälle. Dort hilft das Raster, den Schwerpunkt zu finden.

Ein Fall aus der Fertigung

Ein mittelständisches Industrieunternehmen, zweihundert Mitarbeitende, spezialisierte Fertigung mit vielen Sonderkonstruktionen. Der Geschäftsführer fragt sich: Sollen wir einen Agenten einsetzen, der technische Angebote erstellt?

Die Angebotsbearbeitung ist im Haus ein Engpass. Technische Klärung mit dem Kunden, Abgleich mit der Konstruktion, Vorkalkulation, Angebotsschreiben: pro Angebot ein halber Arbeitstag eines Seniorkonstrukteurs. Bei steigendem Auftragseingang bremst das das Wachstum.

Ein Anbieter verspricht eine fertige Lösung, trainiert auf den internen Daten. Preis: 60.000 Euro Einführung, 4.000 Euro monatlich. Attraktiv, weil schnell.

Das eigene Team schlägt Eigenbau vor: 140.000 Euro im ersten Jahr, danach 50.000 pro Jahr. Teurer, langsamer, aber maßgeschneidert.

Die drei Fragen geben eine klare Antwort:

• Nähe zum Kerngeschäft: hoch. Angebote sind direkte Kundenkommunikation. Jede Ungenauigkeit wird sichtbar.
• Eigene Daten: sehr wichtig. Die Qualität hängt davon ab, wie gut das System Kundenhistorie, frühere Projekte und die interne Margen-Logik kennt. Diese Daten sind hochsensibel.
• Änderungstempo: mittel. Die Struktur von Angeboten ändert sich selten. Was sich ändert, sind Preise, Materialien, Randbedingungen. Das sind Stammdaten, keine Agenten-Logik.

Die Folge: Die Kauf-Lösung ist riskant, weil das System zu nah am Kunden sitzt und zu sensible Daten braucht. Eigenbau ist nötig. Aber weil sich die Aufgabe nur langsam ändert, muss der Eigenbau nicht aufwendig sein. Ein schlanker, hybrider Ansatz reicht: Basis-Framework aus dem Markt, Integration und Anpassung im Haus. Das kostet vielleicht 80.000 Euro im ersten Jahr und deutlich weniger in den Folgejahren.

Das Raster hat hier weder die teuerste noch die billigste Variante empfohlen, sondern die passendste.

Was das Raster leistet und was nicht

Das Raster ist kein Kalkulator. Es sagt Ihnen nicht, welchen Anbieter Sie kaufen oder welche Architektur Sie bauen sollen. Es sagt Ihnen, wo die Grundentscheidung liegt und welche Fragen Sie Ihren Leuten stellen müssen, bevor Sie entscheiden.

Das ist mehr, als es klingt. In den Projekten, die ich gesehen habe, lag der Fehler selten in der gewählten Variante. Der Fehler war, dass die Entscheidung zu früh technisch wurde. Es wurden Anbieter verglichen, bevor klar war, was eigentlich zu entscheiden ist. Es wurde über Schnittstellen diskutiert, während die eigentliche Frage offen blieb: Wollen wir diese Daten überhaupt aus dem Haus geben?

Das Raster zwingt Sie, diese Fragen vor den Tool-Fragen zu stellen.

Drei Fehlentscheidungen, die ich wiederholt sehe

„Wir kaufen jetzt und bauen später.” Sieht kurzfristig billig aus und wird langfristig teuer. Wer kauft, baut auf einer Technik auf, die er nicht kontrolliert. In den Fällen, die ich kenne, war der spätere Wechsel teurer, als der Eigenbau von Anfang an gewesen wäre.

„Wir bauen alles selbst.” Die Entscheidung aus Angst vor Kontrollverlust. Auch sie ist teuer, und sie bindet Leute, die woanders gebraucht werden. Nicht jede Aufgabe gehört zum Kern oder braucht eine Maßanfertigung.

„Wir entscheiden, wenn die Technik reifer ist.” Klingt vernünftig. Nach meiner Erfahrung ist es meist die schlechteste Wahl. Während Sie warten, sammeln Ihre Wettbewerber Erfahrung. Und in Ihrem Haus werden trotzdem Entscheidungen getroffen: von Mitarbeitenden, die Tools einfach nutzen. Nur eben nicht von Ihnen.

Die Entscheidung bleibt bei Ihnen

Das Raster strukturiert die Entscheidung. Treffen müssen Sie sie selbst. Essay #001 beschreibt, wie Mitarbeitende ihren Chefs beim Thema KI davonziehen, wenn die Führung nicht selbst entscheidet. Hier gilt dasselbe: Wer die Make-or-Buy-Frage an externe Berater oder die eigene IT abgibt, gibt eine Kernfrage des Unternehmens ab. Wo Agenten arbeiten und wo nicht, bestimmt, wie Ihr Unternehmen in fünf Jahren arbeitet. Das ist keine IT-Entscheidung — das ist Ihre.

Der erste Schritt ist klein: Nehmen Sie einen Prozess, für den bei Ihnen gerade ein Tool-Kauf diskutiert wird. Beantworten Sie die drei Fragen schriftlich: Kundennähe, Datensensibilität, Änderungstempo. Erst danach lassen Sie sich Anbieter zeigen.

— Axel Roth